“同一規格型號的油泵，這次提前3天就領到了。”古城煤礦掘二工區的葛中坤向筆者介紹說。啟動SAP企業資源計劃軟件，用信息技術整合資源，用現代科技集約運作，億金公司管理變革水平不斷實現質的飛躍。
SAP是目前全世界排名第一的企業資源計劃軟件（ERP），于2013年1月1日在億金公司正式上線使用，該項目系統以主數據平臺為數據標準化保障，集成電子商務平臺，實現了物資管理由訂單采購到物資入庫，再到生產領料的全過程覆蓋。作為臨礦集團ERP系統的首家試點單位，該系統的上線為億金公司發展提供了強有力的信息化支撐。
隨著國內經濟下行，物流企業面臨供貨周期縮短、利潤空間壓縮等重重壓力，加之客戶對產品要求不斷提高，物流公司深陷發展困境。“SAP系統上線后，網絡辦公替代了手工作業，大大提高了工作效率，縮短了供貨周期。”億金公司總經理何發元說。在采用SAP系統之前，億金公司各部門的采購計劃由人工進行管理，部門之間協調不當，就會出現急用物資遲遲未到、不急需物資卻早到的現象。并且庫存物資的積壓使庫存成本居高不下，大大降低了億金公司資金的周轉速度。SAP系統的整體集成、數據共享和數據一致性徹底扭轉了這一現象。系統上線后，各部門的采購計劃在網上一目了然，業務科室之間可以按照時間的先后順序協調采購時間，率先安排礦井急需物資的采購、發運，成功突破了資金利用的瓶頸，提高了效益。
“煤炭產業在經過10年的高速增長后,進入新的拐點低迷期，山東能源集團為應對煤炭行業危機，瞄準了打造‘能源綜合解決方案供應商’的目標，億金公司SAP系統就涉足這一領域，為供應商提供方便、快捷增值服務。”何發元說。以往億金公司采購物資，供應商需要到業務科室領取“采購訂單”，發貨后根據“采購訂單”到倉庫交貨。SAP系統上線之后，和“中國礦用物資網”實現了系統關聯，供應商只要注冊賬號，就能從系統中看到采購訂單、招標、報價通知等物資信息。供應商查詢到采購請求后，可自行打印“采購訂單”，省去了領取訂單的長途奔波。系統之間的關聯不僅提高了億金公司的工作效率、縮短了發貨周期，而且節約了供應商的路費和住宿費，降低了供應商人工成本，受到了他們的普遍好評。
“SAP系統實現了貨物的批次管理。”該公司副總經理李冰說，原有倉庫庫存管理依靠手工記錄方式，無法區分庫存貨物的批次，物資出庫時，容易把最新日期的貨物調撥出庫，導致部分貨物長期滯留在倉庫中，影響了物資品質。SAP系統上線后，供應商送物料到倉庫時，系統根據批次打印物資條形碼，條形碼中包含物料的品名、型號、規格、日期。倉庫出貨時，調撥單自動顯示物資批次編號，其入庫時間、存放貨位等信息均在系統中記錄，系統自動讓存放時間長的物資先出庫，減少了物資的過期損耗。此外，SAP系統中的庫存查詢功能，能對物資進行準確定位，可準確查詢零配件的出入庫信息、當前存放的具體庫區、樓層等信息，也可根據管理需要，實時調整庫存結構，使之不斷優化，提高倉庫利用率。
SAP系統還加快了財務業務一體化進程。“以前公司業務和財務使用兩個系統，財務與業務數據脫節，對賬時需要導出兩張表格，人工核對成本高。”該公司管理部員工王寶龍說。SAP把財務和業務囊括于同一系統，業務數據自動傳向財務系統，實現數據共享，從而達到跨部門業務財務工作流程一體化。物資出庫時，SAP業務和財務系統分別從實物和價值兩個角度進行對賬，無誤后系統直接打印發票，省去了從兩個系統中導出數據人工對賬的流程。此外，系統中的原始單據能夠自動生成記賬憑證，會計憑證查詢模塊中也可查到出（入）庫單等原始憑證，節約了人工查詢成本，大大提高了工作效率。
